No preguntes cuánto cuesta hacerlo: pregunta cuánto cuesta que salga mal

En una empresa pequeña casi todas las decisiones de contenido se toman midiendo la tarea: cuántas horas lleva, si hay alguien libre esta semana, si el presupuesto da de sí. Es una forma razonable de decidir, y aun así produce la decisión equivocada con bastante frecuencia.

Porque una tarea pequeña puede tener un coste de error enorme, y una tarea grande puede tenerlo ridículo. Lo que inclina la decisión no es el tamaño, me parece, sino dos preguntas que van siempre juntas: qué pasa si sale mal y quién lo paga.

Abajo aplico ese criterio a dos decisiones distintas: producir una pieza de contenido —un vídeo, una foto, un texto— y comprobar un texto generado con inteligencia artificial. Son decisiones diferentes, sí, pero se ordenan con el mismo razonamiento, y en las dos hay tres salidas posibles: hacerlo dentro, encargarlo a alguien que no seas tú, o no hacerlo.

Eje A: producir la pieza

Hazlo dentro cuando el error se borra en una tarde

El criterio no es que sea fácil. Es que el fallo sea reversible y lo pagues tú.

• El vídeo vertical de cuarenta segundos enseñando cómo se cambia una pieza. Si queda casero, se borra y se graba otra vez el jueves. Nadie firma nada en función de ese vídeo.
• Las fotos de producto para las fichas de la tienda. Si una sale oscura, se repite. El coste del error es media hora y la molestia de volver a subirlas.
• El aviso de que el viernes se cierra a mediodía. Si la hora está mal, se corrige en dos minutos y se vuelve a publicar. Encargarlo fuera cuesta más que equivocarse.

En los tres casos el error se ve rápido, es barato de deshacer y no deja público externo permanente. O sea, que externalizarlos es pagar por un riesgo que no existe.

Encárgalo fuera cuando el error no se puede deshacer

Aquí sí entra el dinero externo, y no porque la pieza sea más larga.

• El vídeo que se proyecta en el estand de una feria. Lo ven clientes que no te conocen y que se forman su primera impresión ahí. No hay segunda versión: ese día es ese día. El coste del error lo paga el comercial durante los doce meses siguientes.
• La documentación de una convocatoria de ayudas o una licitación. El error formal no se discute: excluye. Y el coste lo conoces con exactitud, porque es el importe que no vas a cobrar.
• El vídeo o el manual con instrucciones de uso o de seguridad del producto. Si induce a un uso incorrecto, el coste ya no es de imagen, es de responsabilidad. No es un asunto de calidad estética, es un asunto de a quién se le reclama después.

No lo hagas cuando el error consiste en haberlo empezado

La tercera salida es una decisión legítima, no una rendición.

• El canal semanal que nadie dentro puede sostener más de tres semanas. Un perfil con la última publicación de hace catorce meses comunica algo peor que un perfil que no existe. El error no está en la pieza, está en el compromiso.
• El contenido para la red social donde no está tu cliente. Se hace porque “hay que estar”. Vaya argumento. El coste del error es invisible: son las horas que no se dedicaron a lo que sí convertía.
• El anuncio de algo que todavía no está decidido —una fecha de lanzamiento sin confirmar, un servicio que aún no se presta—. El coste del error es tener que desdecirte en público, que casi siempre sale más caro que haber esperado.

Cuando una misma tarea cae en dos casillas a la vez

Los nueve casos de arriba están elegidos porque son limpios. La mayoría no lo son: en una misma tarea suele haber un criterio que empuja hacia dentro y otro que empuja hacia fuera, y los dos tienen razón. Tres formas típicas de ese choque, y cómo se desempatan.

El conocimiento está dentro y el riesgo está fuera. Las instrucciones de seguridad del producto hay que encargarlas fuera, porque el error es irreversible; pero nadie de fuera sabe cómo funciona la máquina. El desempate no es elegir casilla: es partir la tarea en fases y repartirlas. El contenido lo pone quien lo sabe, dentro; la redacción final y la validación van fuera. Externalizar no te obliga a externalizar la pieza entera.

El error es grave y no hay dinero ni plazo para evitarlo. La convocatoria cierra en cuatro días y no te da tiempo a contratar a nadie. El criterio dice “fuera” y la realidad dice que fuera no hay. Entonces la salida no es hacerlo dentro a toda prisa y confiar: es la tercera. O no te presentas, o te presentas sabiendo, por escrito y en voz alta, que estás pagando el coste de un error probable. Lo que no vale es decidir por omisión y llamarlo decisión.

La pieza merece la pena y el compromiso no se sostiene. El canal semanal sí convierte, pero no hay quien lo mantenga. Aquí el conflicto no se resuelve bajando la calidad de la pieza, sino el tamaño del compromiso: pásalo de semanal a mensual y mira si todavía tiene sentido. Si al bajarlo deja de tenerlo, la respuesta era que no.

Y si los tres fallan, queda una regla de desempate general: gana el criterio con el horizonte más largo. El coste reversible se mide en días; el irreversible, en años. Cuando uno tira hacia dentro por comodidad de esta semana y otro tira hacia fuera por lo que pasa dentro de un año, manda el segundo.

Eje B: comprobar un texto generado con IA

El eje B parece otra cosa y es el mismo razonamiento. Solo cambia el objeto: ya no decides quién produce la pieza, sino cuánta comprobación lleva antes de salir. Y las salidas vuelven a ser tres.

Conviene fijar antes el “quién lo paga”, porque en este eje hay quien lo da por hecho, y lo da por hecho mal: la responsabilidad por un contenido falso o dañino generado con IA recae sobre quien lo publica, no sobre el proveedor del modelo (análisis sobre responsabilidad por daños de la IA, responsabilidad legal sobre la información falsa que genera la IA). Y por si eso fuera poco, están las obligaciones del reglamento europeo de IA que empiezan a aplicarse a partir del 2 de agosto de 2026, con parte del calendario desplazado a 2027 (calendario normativo). Claro, así la pregunta “quién lo paga” tiene aquí una respuesta bastante literal.

Compruébalo tú, por encima, cuando el error se queda en casa

• El borrador del correo que convoca la reunión del martes. Si la redacción es torpe, alguien pregunta y se aclara. Público interno, error reversible.
• La versión acortada de un texto que ya tenías escrito y validado. La fuente es tuya y la tienes delante: el riesgo de que el modelo se invente algo es bajo, porque no se le ha pedido que aporte nada.
• El listado de titulares o el esquema previo de un artículo. Es material de trabajo, no material publicable.

Que lo compruebe alguien que no lo escribió, cuando el error sale fuera

• Cualquier texto con cifras, plazos o condiciones: precios, garantías, tiempos de entrega. Alguien distinto contrasta dato por dato contra la fuente original, porque quien escribió el texto ya ha leído esa cifra como correcta una vez, y la volverá a leer igual.
• El texto redactado en un idioma que no es el de trabajo habitual de quien lo generó. No es solo cuestión de gramática: un matiz desplazado se detecta leyendo, no revisando.
• La respuesta a una incidencia o una reclamación concreta. Que pase por quien conoce el historial de ese cliente, porque el fallo típico no es de redacción, es de contexto que el modelo no tenía.

Quién es, en concreto, “alguien que no lo escribió”

En una empresa de seis personas esto suena a departamento que no existe. Pues no lo es, porque el verificador no se define por su cargo ni por saber más que tú. Se define por dos condiciones mínimas: no participó en generar el texto —ni en la instrucción, ni en la redacción— y tiene acceso a la fuente contra la que se comprueba: la factura, el contrato, la ficha técnica, el correo donde se acordó el plazo.

Con esas dos condiciones, los candidatos aparecen más o menos en este orden: quien posee el dato, aunque no sea de contenidos —para contrastar un plazo de entrega no hace falta criterio editorial, hace falta el albarán, así que quien lleva almacén verifica plazos y quien lleva administración verifica precios y condiciones—; si no, cualquier otra persona del equipo con el documento delante, porque la comprobación aquí es mecánica, leer la cifra del texto, leer la cifra del documento, decir si coinciden, y eso lo hace quien sea; también la otra parte, si el dato es del cliente o del proveedor, una fecha, un número de pedido, el alcance de un encargo, porque pedir confirmación por correo es verificación y además deja rastro; y queda el externo con el que ya trabajas, la gestoría para lo fiscal, la asesoría para lo contractual, que no es contratar a nadie nuevo, es enviar un párrafo.

Si estás solo y no hay ninguno de estos candidatos, mejor no engañarse: separar la comprobación en el tiempo y en el soporte reduce la lectura automática, pero no equivale a que lo revise otro. Aun así ayuda —leerlo al día siguiente, impreso o en voz alta, comprobando dato contra documento y no contra memoria—. Y hay un límite duro: si estás solo y el texto contiene cifras, plazos o condiciones que comprometen a la empresa frente a un tercero, esa pieza ya no pertenece a esta casilla. Pasa a la siguiente.

No la uses cuando comprobarla cuesta más que escribirla

• Condiciones contractuales, cláusulas y textos legales de la web. Aquí el error no se arregla con una fe de erratas.
• La respuesta a un cliente enfadado o a una queja pública. El riesgo no está en el dato, está en el tono, y el tono es justo lo que no se puede verificar con una lista de comprobación.
• Las afirmaciones sobre la propia empresa que tienen que ser exactas: certificaciones, homologaciones, trayectoria. Si cada frase hay que contrastarla contra un documento, ya has hecho el trabajo de escribirlo, más el de revisarlo.

Lo que este criterio no ve

Conviene decirlo, porque afecta a todo lo anterior: la pregunta “qué pasa si sale mal y quién lo paga” supone que el coste del error se puede estimar antes de publicar. En buena parte de los casos de este artículo, se puede. En otros, no.

El daño de un texto con un dato erróneo, o con un matiz desafortunado, no siempre aparece al día siguiente. A veces aparece meses después, cuando alguien lo cita, lo compara con otra cosa que dijiste o lo saca a relucir en una negociación. Y para entonces la decisión original ya no se puede revisar: es que ni siquiera se recuerda haberla tomado. No creo que haya forma limpia de resolver esto, pero sí de dejarlo menos abierto: guardar constancia de qué se publicó, cuándo, con qué se generó y quién lo comprobó. No evita el error. Permite reconstruir la decisión cuando el coste llega tarde.

Qué hacer el lunes

Coge las tres o cuatro piezas de contenido que tienes pendientes esta semana y, antes de mirar el calendario, escribe al lado de cada una dos líneas: qué pasa si sale mal, y quién lo paga.

Las que se borran en una tarde, hazlas dentro. Las que no tienen segunda versión, que las haga alguien que sepa. Las que cuesta más comprobar que escribir, no las generes. Y las que nadie va a poder sostener dentro de un mes, no las empieces. Para las que te den dos respuestas a la vez —y serán varias—, mira si se puede partir la tarea, si se puede encoger el compromiso, y si no, haz caso al criterio que mira más lejos.

No es una regla universal, y tampoco debería serlo. Lo que no cambia, me da, es la pregunta. ¿Tú cómo lo ves?